Als jij een bedrijf hebt waar veel klanten naartoe bellen, kun je erover nadenken om een telefoonservice in te schakelen. In sommige gevallen is het beter om een externe telefoniste te hebben voor jouw bedrijf. Het is belangrijk dat jouw telefoonservice goed is want via de telefoonservice gebeurt het grootste deel van het klantcontact.
Wat is een telefoonservice?
Voordat je besluit om een telefoonservice in te schakelen, is het van belang dat jij weet wat het precies is, en hoe het in zijn werk gaat. Het is tenslotte een deel van jouw bedrijf en hier moet jij als manager alles van weten. Er zijn verschillende dingen die een externe telefoniste voor jouw bedrijf doet. Als er wordt gebeld naar jouw bedrijf, kan je het nummer doorschakelen, zodat iemand van de telefoonservice het telefoontje opneemt. Je kan het handmatig, automatisch of na drie keer overgaan laten overschakelen. Een externe telefoniste houdt alle inkomende gesprekken bij en maken notities over bijvoorbeeld gemaakte afspraak, zodat jij weet wat er tijdens het bellen is besproken.
Wat zijn de voordelen?
Het inschakelen van een professionele antwoordservice heeft veel voordelen. Ten eerste hoef jij niet je eigen personeel aan te nemen om telefoontjes op te nemen. Dit is ook duurder dan wanneer je een externe telefoniste inhuurt. Daarnaast is jouw bedrijf altijd bereikbaar. Als jij op vakantie bent of als er een andere reden is dat jij niet bereikbaar bent, kan je de telefoontjes automatisch laten doorschakelen zodat klanten jouw bedrijf alsnog kunnen bereiken. Ondanks dat niet iemand van jouw bedrijf de telefoontjes opneemt, weet jij alsnog wat er allemaal is besproken. Alle belangrijke zaken van een gesprek worden opgeschreven en naar jou gestuurd. Zo mis je nooit iets belangrijks.
Waarom jij een telefoonservice nodig hebt
Het is niet altijd optimaal om een telefoonservice in te schakelen. Er zijn enkele reden waarom dit een nuttig idee is. Als jij goed wilt kunnen focussen op je eigen werk, is een externe telefoniste handig, zo hoef je namelijk niet te veel tijd te steken in de telefoontjes. Daarnaast is het handig als jij graag jouw kosten bespaart, een telefonist betaal je namelijk per uur en een telefoonservice betaal je alleen als ze gebeld worden. Als laatste is het nuttig als jij zelf niet genoeg tijd hebt om alles te regelen omtrent het telefoneren.
Om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf altijd bereikbaar is, ook op de momenten dat het jou niet goed uitkomt, kan je een telefoonservice inschakelen. Zij zullen jouw telefoontjes opnemen op de momenten dat jij dit niet kan.
